Le Québec se distingue par son éventail d’habitats, oscillant entre demeures individuelles et édifices locatifs, sans oublier les copropriétés. Chacune de ces résidences obéit à une logique de gouvernance qui lui est propre.
Pour une maison individuelle, le propriétaire détient la pleine autorité de gestion. Les bâtiments locatifs, quant à eux, relèvent de la gestion du propriétaire de l’ensemble immobilier. Mais pour ce qui est des copropriétés, plus communément baptisées condos, le pilotage est conféré à un syndicat, sous l’égide d’un texte majeur : la déclaration de copropriété.
Cœur législatif de la vie en copropriété, la déclaration décline les préceptes qui régissent le collectif et l’administration des biens partagés. Authentifié par un acte notarié et inscrit au registre foncier, ce document a pour vocation première de délimiter les contours de la copropriété divisée et d’ériger son syndicat. Ce processus est renforcé par une gestion professionnelle de projets immobiliers, assurant que l’administration des copropriétés respecte les règles de conformité aux Lois 16 et 141, essentielles à la stabilité et à la sécurité des biens partagés. L’enregistrement de la déclaration au registre des parties privatives est une étape clé pour garantir la transparence et la protection des droits des copropriétaires.
Le syndicat, qu’est-ce que c’est ?
Ce collectif juridique rassemble tous les copropriétaires d’un même bâti. La naissance d’une copropriété divisée se justifie par la volonté de séparer un immeuble en lots, comprenant une portion privée et une fraction des aires communes, propriété de divers individus.
L’officialisation de la déclaration de copropriété au Registre foncier confère aux copropriétaires une existence légale, incarnée par le « Syndicat des copropriétaires ».
Genèse et échafaudage légal
Si la copropriété plonge ses racines dans la Rome antique, c’est dans le giron moderne des États-Unis et de la France qu’elle s’est épanouie. Au Québec, elle s’implante formellement en 1969 avec la Loi sur la copropriété divisée, posant les jalons juridiques des copropriétés où s’entremêlent possessions privatives et communes.
Mutée à plusieurs reprises, cette législation a connu une mue notable en 1994 avec la réforme du Code civil, puis en 2020 avec la Loi 16, instaurant une ère de transparence et d’efficience dans la gestion des copropriétés.
Desseins et missions clés
Le syndicat de copropriété vise la gestion harmonieuse et l’entretien de l’immeuble, tout en veillant aux intérêts patrimoniaux des résidents. Il veille à l’application stricte des règlements, orchestre la gestion financière et souscrit aux assurances requises, assurant ainsi la pérennité, la sécurité et la valorisation de la copropriété.
Sa quête primordiale ? Préserver l’immeuble, orchestrer l’entretien des portions communes et administrer l’ensemble dans l’intérêt commun.
Structure et mécanique du syndicat
Entité à part entière, le syndicat des copropriétaires dispose d’une personnalité juridique, lui octroyant la latitude de signer des contrats, d’embaucher, de posséder, de transférer des biens et d’agir en justice.
Il s’articule autour de deux entités décisionnelles : le conseil d’administration, garant des opérations journalières, et l’assemblée des copropriétaires, qui énonce les grands axes de la propriété.
Le conseil d’administration du syndicat
Ce pivot de la copropriété gère le quotidien et peut déléguer certaines de ses prérogatives, recruter du personnel ou désigner un gestionnaire pour une administration optimisée, s’ajustant ainsi aux besoins spécifiques de la copropriété.
Le conseil d’administration, pierre angulaire de la gestion d’une copropriété, est constitué de propriétaires élus durant l’assemblée générale annuelle. Selon l’envergure de la copropriété, le nombre d’administrateurs peut varier, avec un minimum de trois, à l’exception des syndicats de deux unités. Le notaire détermine ce nombre, qui est ensuite consigné dans la déclaration de copropriété.
C’est par un scrutin lors de l’assemblée annuelle que les membres du conseil d’administration sont choisis. Ces réunions régulières sont l’occasion de débattre des affaires courantes et d’adopter des résolutions cruciales à la majorité des voix des administrateurs présents.
Leur mission est vaste : assurer une gestion financière rigoureuse, incluant l’élaboration du budget et la collecte des charges de copropriété ; prendre en charge l’entretien, les travaux et les réparations nécessaires pour préserver l’immeuble et ses espaces communs ; veiller à l’application des règlements internes et sévir en cas de manquements ; communiquer de manière transparente avec les copropriétaires, informant de toutes décisions, projets ou enjeux significatifs ; et représenter le syndicat en justice ou dans d’autres démarches administratives.
Pour optimiser leur efficacité, les membres du conseil peuvent se former à la gestion de copropriétés. Ils sont comptables de leurs actions devant les copropriétaires et peuvent être tenus pour responsables en cas de gestion déficiente ou de négligence.
L’engagement des copropriétaires dans le processus électoral est primordial pour désigner un conseil compétent, impactant directement la qualité de vie et la bonne marche de la copropriété.
Quant à l’Assemblée générale annuelle des copropriétaires, elle constitue un moment décisif où les propriétaires se concertent pour statuer sur les orientations majeures de leur immeuble. Le quorum, soit la majorité des voix des copropriétaires, est nécessaire pour valider les décisions.
Les compétences de l’assemblée sont diverses : elle consulte sur le budget prévisionnel et les cotisations exceptionnelles ; elle peut modifier la déclaration de copropriété en fonction des majorités exigées par la nature du changement ; elle détient le pouvoir d’adopter et de réviser les règlements internes ; elle autorise les travaux sur les parties communes, conformément aux seuils de majorité définis par le Code civil du Québec ; et elle élit les administrateurs du conseil en charge de la gestion au quotidien.
Les résolutions requièrent une majorité absolue pour être adoptées, c’est-à-dire que le nombre de voix favorables doit surpasser celui des voix défavorables et neutres. Dans des cas spécifiques comme les modifications de la déclaration ou les travaux d’amélioration, une majorité renforcée de 75 % des voix est nécessaire, et parfois même une double majorité est indispensable pour des changements majeurs. Une gestion proactive et conforme aux Lois 16 et 141 est essentielle pour maintenir la cohérence entre les décisions de l’assemblée et les obligations légales. De plus, l’assemblée peut s’appuyer sur des outils comme le carnet d’entretien pour copropriétés pour mieux planifier et gérer les travaux sur les parties communes.
Assemblée des copropriétaires
Au cœur de la vie collective d’une copropriété, l’assemblée des copropriétaires se révèle indispensable. Son rôle ? Arbitrer les décisions, piloter la gestion. Convocation par le syndic, les délais doivent être observés, fidèles à la Déclaration de copropriété, mentionnant l’ordre du jour, date, heure, lieu.
Lorsque l’heure de l’assemblée sonne, un président est élu, sa mission : guider les débats, respecter l’agenda, orchestrer les interventions, veiller au bon déroulement des votes. En bref, l’assemblée est le moteur démocratique de la copropriété, un lieu d’engagement actif pour chaque copropriétaire.
Concernant la documentation, clarté est de mise. Le conseil d’administration doit annexer à la convocation tous documents essentiels, états financiers en tête. Le procès-verbal de l’assemblée, témoin des décisions prises, s’inscrit dans l’histoire de la copropriété. Sa transmission, impérative sous 30 jours, est une responsabilité du conseil.
Gestion financière
Le syndic établit un budget prévisionnel, prévoyant les dépenses liées à l’entretien, la gestion, les travaux. Il s’appuie sur les charges communes et leur répartition équitable. Trois fonds structurent les finances : le fonds d’opération pour le quotidien, le fonds de prévoyance pour les grands travaux futurs, alimenté régulièrement pour éviter les appels de fonds urgents, et le fonds d’autoassurance, établi par la Loi 141, pour couvrir les franchises en cas de sinistres, intégré au budget annuel.
Quant aux obligations légales, la déclaration de copropriété encadre le recouvrement des charges. Mise en demeure par courrier recommandé, le syndic informe le copropriétaire en retard. Des pénalités et intérêts pourront s’appliquer en cas de non-paiement.
Si nécessaire, le syndic peut durcir sa position. Assistance d’un professionnel, recours à un huissier pour les démarches de recouvrement, requête à la Cour des petites créances pour obtenir un jugement, hypothèque légale pour sécuriser la créance, et enfin, en cas de jugement favorable, des mesures d’exécution pourraient être prises pour obtenir le paiement.
Assurances
Pour la protection de la copropriété, le syndicat doit s’assurer de souscrire à des assurances diversifiées.
L’assurance des biens est cruciale pour couvrir le bâtiment, les équipements et les espaces partagés contre les sinistres tels que feux, inondations ou actes de malveillance. Elle repose sur une estimation professionnelle de la valeur de reconstruction de l’immeuble.
L’assurance responsabilité civile du syndicat est indispensable pour indemniser les dommages infligés à des tiers, que ce soit dans les parties communes ou du fait des activités du syndicat.
Pour défendre les administrateurs contre les plaintes liées à leur gestion, une assurance responsabilité civile des administrateurs est nécessaire, tout comme l’assurance couvrant les frais juridiques en cas de litiges.
Ces couvertures sont vitales pour sauvegarder les intérêts des membres du syndicat et des copropriétaires face aux éventualités et conflits.
Documentation et archivage
Les documents clés du syndicat comprennent la déclaration de copropriété et les règlements de l’immeuble, définissant les obligations des copropriétaires et les règles de vie collective. Ces textes sont consignés au registre de la copropriété.
La déclaration de copropriété, document légal primordial, encadre la gestion de la copropriété et se divise en trois parties : l’acte constitutif, le règlement de l’immeuble et l’état descriptif des fractions. Elle détermine les obligations et les droits des copropriétaires, la répartition des unités, les parties communes, les modalités de la copropriété, les charges afférentes, ainsi que les droits de vote en assemblée générale. Ce document engage juridiquement tous les copropriétaires.
Le registre garde en mémoire la totalité des documents importants de la copropriété : déclaration, règlement d’immeuble, liste des membres, plans bâtimentaires, plan cadastral, étude du fonds de prévoyance, carnet d’entretien, procès-verbaux, états financiers, contrats, polices d’assurance et autres.
L’article 1070 du Code civil du Québec spécifie clairement le contenu et les modalités associés au Registre de la copropriété.
Le syndicat de copropriété se doit de maintenir ce registre à jour, une exigence légale absolue, et de le rendre accessible aux copropriétaires sur simple demande. Ces derniers jouissent d’un droit de consultation, encadré par des règlements préétablis. Quant aux données qu’il renferme, leur caractère confidentiel est intransigeant, leur divulgation à des tiers étant subordonnée au consentement des copropriétaires et encadrée par la Politique des renseignements personnels, en écho à la loi 25.
La finalité de ce registre est de simplifier l’accès aux documents pertinents pour les copropriétaires, leur permettant ainsi de décider et d’agir en toute connaissance de cause concernant les rouages de leur copropriété.
Concernant l’archivage, le législateur ne donne pas de directives précises sur la période de conservation des documents. La durée varie selon plusieurs critères, dont les obligations légales, les règlements de la copropriété et le type de document. Il est généralement recommandé de conserver indéfiniment les documents officiels tels que la déclaration de copropriété, les minutes des réunions, les contrats, les états financiers et l’historique des interventions. Les archives de l’année en cours attendent la prochaine assemblée générale pour être actualisées, tandis que les contrats et garanties se conservent sur plusieurs années et les dossiers fiscaux, habituellement sur sept ans.
Droits et obligations des copropriétaires
Les copropriétaires, dans leur sphère de droits et d’obligations, voient ces derniers définis par la Loi sur la copropriété divisée et les règlements internes. Ils bénéficient d’un droit exclusif sur leur unité privative, d’un usage des parties communes selon les règles établies, de la participation et du vote lors des assemblées générales et de l’accès aux documents essentiels de la copropriété.
En contrepartie, ils s’engagent à contribuer aux charges communes, à se conformer aux règlements de la copropriété, à prendre part aux assemblées générales et à assurer l’entretien de leur unité privative ainsi que celui des parties communes à usage restreint. Ces droits et devoirs cherchent à promouvoir un équilibre harmonieux et juste au sein de la copropriété, garantissant la protection des intérêts individuels. Pour assurer un suivi optimal des responsabilités d’entretien, l’utilisation d’un carnet d’entretien des biens immobiliers s’avère essentielle, de même que la conformité avec les exigences définies par les Lois 16 et 141 afin de respecter les obligations légales et financières.
Perspectives législatives
En termes de perspectives, la réforme du Code civil du Québec, appuyée par l’adoption des lois 141 et 16, a revigoré la dynamique des copropriétés divisées. Ces textes de loi ont modernisé le cadre juridique, consolidé les droits des copropriétaires, optimisé la gestion financière des syndicats, renforcé la transparence et mis en place des mécanismes de résolution de conflits plus efficaces.
Ces ajustements législatifs répondent ainsi aux évolutions sociétales et aux besoins grandissants des copropriétaires au Québec.
Gouvernance des copropriétés à l’ère actuelle
Les évolutions juridiques récentes réclament des administrateurs de copropriétés une veille législative constante. Comprendre les lois actuelles est essentiel pour une gestion optimale.
Les années récentes ont vu des réformes législatives bouleverser la gestion des copropriétés, en particulier les petites structures. La loi 141 sur les assurances, les ajustements de la loi 16, et dernièrement, la loi 25 sur la confidentialité, illustrent ces bouleversements.
Se former sans cesse apparaît comme une nécessité pour les administrateurs.
Résolution des conflits et médiation
Pour une cohabitation sereine en copropriété, la résolution des conflits et la médiation sont primordiales.
Opter pour une communication ouverte et transparente entre tous les acteurs permet de prévenir et de régler rapidement les litiges. La mise en place de dispositifs de résolution des conflits, comme des comités ou des médiateurs neutres, facilite la gestion des différends. Adapter les règlements internes aux besoins évolutifs des résidents et combler les lacunes pouvant mener à des conflits est également conseillé.
Des stratégies de résolution des conflits bien rodées garantissent harmonie et qualité de vie au sein de la copropriété.
Entretien et rénovation
Le syndicat veille à la conservation de l’immeuble, rendant l’entretien et la rénovation cruciaux pour la préservation de la valeur et la sécurité des biens.
Des interventions régulières préviennent la dégradation des propriétés. Des rénovations réfléchies augmentent le confort et l’utilité des espaces partagés et privés, améliorant ainsi la vie des résidents.
En définitive, ces travaux sont la clé pour maintenir valeur, sécurité et bien-être en copropriété, tout en assurant leur attrait et pérennité.
Une copropriété où règnent bien-être et satisfaction résulte de l’engagement des administrateurs et des résidents dans une gestion proactive et collaborative de leur immeuble.
