Carnet d’entretien de copropriété : quelles obligations avec la Loi 16 au Québec?

Carnet d’entretien de copropriété : quelles obligations avec la Loi 16 au Québec?

Le carnet d’entretien est désormais un document incontournable pour les syndicats de copropriété au Québec. Avec l’entrée en vigueur du règlement encadrant la Loi 16, les administrateurs doivent adopter une approche plus structurée de l’entretien, du suivi et de la planification des travaux de leur immeuble.

Mais que doit contenir un carnet d’entretien? Qui peut le réaliser? À quelle fréquence doit-il être mis à jour? Et surtout, comment en faire un véritable outil de gestion plutôt qu’une simple obligation réglementaire?

Voici ce que les syndicats de copropriété et les gestionnaires immobiliers doivent savoir.

Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien de copropriété?

Le carnet d’entretien d’une copropriété est un document de référence qui rassemble les informations essentielles concernant l’état, l’entretien et les interventions à prévoir sur les composantes d’un immeuble.

Il permet notamment de documenter les équipements, de conserver l’historique des travaux et d’établir une planification des interventions nécessaires à la conservation du bâtiment.

Il peut notamment concerner :

✔️La toiture et les revêtements extérieurs;

✔️Les fondations et les éléments structuraux;

✔️Les portes, les fenêtres et les autres ouvertures;

✔️Les installations de plomberie et d’électricité;

✔️Les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation;

✔️Les ascenseurs et les équipements mécaniques;

✔️Les stationnements et les autres parties communes.

Le carnet d’entretien constitue ainsi une véritable mémoire technique du bâtiment, permettant aux administrateurs actuels et futurs de mieux comprendre son état et ses besoins.

Loi 16 au Québec : le carnet d’entretien est-il obligatoire?

Oui. Depuis le 14 août 2025, les syndicats de copropriété divise du Québec sont soumis à l’obligation de faire établir un carnet d’entretien, conformément à l’article 1070.2 du Code civil du Québec et au règlement applicable.

Cette obligation s’inscrit dans une volonté de renforcer la transparence, la planification financière et la pérennité des immeubles en copropriété.

Les syndicats disposent généralement d’un délai de trois ans et un jour à compter de l’entrée en vigueur du règlement pour obtenir leur premier carnet d’entretien, soit jusqu’au 15 août 2028, sous réserve des dispositions particulières applicables à certaines copropriétés.

Cette exigence concerne aussi les petites copropriétés, même si certaines modalités de révision sont adaptées à leurs caractéristiques.

Le carnet d’entretien ne doit donc plus être considéré comme un document facultatif, mais comme un élément essentiel d’une gestion immobilière responsable.

Que doit contenir un carnet d’entretien conforme à la Loi 16?

Un carnet d’entretien conforme doit présenter une information structurée et suffisamment détaillée pour permettre le suivi des composantes du bâtiment.

1. Un inventaire des composantes de l’immeuble

Le carnet comprend un inventaire et une description des parties communes, ainsi que des matériaux, appareils et équipements qui les composent.

Il couvre également certains éléments situés dans les parties privatives lorsque leur entretien relève de la responsabilité du syndicat.

2. Un programme d’entretien préventif

Le document précise les travaux d’entretien requis, leur fréquence et les dates auxquelles ils ont été réalisés.

Cette planification permet notamment d'organiser les inspections, les vérifications et les interventions périodiques.

3. L’historique des travaux et des interventions

Le carnet conserve les renseignements relatifs aux réparations courantes, aux réparations majeures et aux remplacements effectués.

Les contrats, garanties, rapports d’inspection et autres documents pertinents y sont également consignés.

4. Une planification des réparations majeures sur 25 ans

Une section distincte du carnet présente l’état estimé des composantes, leur durée de vie utile restante ainsi que les réparations majeures et les remplacements à prévoir sur une période d’au moins 25 ans.

Cette projection contribue à anticiper les besoins futurs du bâtiment et à mieux coordonner les décisions d’entretien et d’investissement.

Qui peut réaliser un carnet d’entretien au Québec?

La réalisation d’un carnet d’entretien réglementaire doit être confiée à une personne répondant aux exigences prévues par le règlement.

Cette personne doit notamment appartenir à l’un des ordres professionnels reconnus :

✔️L’Ordre des ingénieurs du Québec;

✔️L’Ordre des architectes du Québec;

✔️L’Ordre des technologues professionnels du Québec;

✔️L’Ordre des évaluateurs agréés du Québec.

Elle doit également exercer principalement dans un domaine lié à la gestion, à la construction, à la rénovation, à l’évaluation ou à l’inspection immobilière et respecter les exigences d’indépendance prévues au règlement.

Le choix d’un professionnel qualifié est donc une étape importante pour obtenir un document fiable et conforme.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour le carnet d’entretien?

Le carnet d’entretien n’est pas un document que l’on produit une seule fois pour ensuite l’archiver.

Le conseil d’administration du syndicat doit le mettre à jour au moins une fois par année.

Cette mise à jour permet notamment d’intégrer les nouveaux travaux réalisés, les réparations, les contrats et les documents pertinents.

Par ailleurs, une révision par une personne habilitée doit généralement être effectuée au moins tous les cinq ans.

Certaines copropriétés peuvent bénéficier d’une fréquence de révision de dix ans, notamment celles comprenant au plus huit parties privatives admissibles ou les immeubles répondant aux autres critères réglementaires.

Il est important de distinguer la mise à jour annuelle, effectuée par le conseil d’administration, de la révision périodique réalisée par un professionnel habilité.

Carnet d’entretien et étude du fonds de prévoyance : quelle différence?

Bien qu’ils soient complémentaires, le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance remplissent deux fonctions distinctes.

Le carnet d’entretien vise principalement à documenter les composantes du bâtiment, leur état, leur entretien et les interventions à planifier.

L’étude du fonds de prévoyance, quant à elle, permet d’évaluer les sommes nécessaires au financement des réparations majeures et des remplacements des parties communes, selon les exigences applicables.

Ensemble, ces deux documents permettent de rapprocher la planification technique des travaux et la planification financière de la copropriété.

Cette complémentarité aide les syndicats à mieux anticiper leurs obligations et à prendre des décisions éclairées.

Pourquoi le carnet d’entretien est-il essentiel à la pérennité d’un bâtiment?

Au-delà de son caractère obligatoire, le carnet d’entretien représente un outil stratégique pour les gestionnaires immobiliers.

Anticiper les travaux plutôt que subir les urgences

Une planification structurée permet d’identifier les interventions nécessaires avant que certaines dégradations ne s’aggravent.

Mieux maîtriser les dépenses d’entretien

La connaissance des besoins futurs facilite la préparation des budgets et contribue à limiter les dépenses imprévues.

Assurer la continuité de la gestion

Lorsqu’un conseil d’administration change, le carnet d’entretien permet de conserver une trace des interventions passées et des travaux à venir.

Préserver la valeur de l’immeuble

Un bâtiment entretenu de manière régulière et documentée bénéficie généralement d’un meilleur suivi de son état et de ses composantes.

Favoriser la transparence auprès des copropriétaires

Le carnet d’entretien contribue à mieux expliquer les décisions relatives aux travaux, aux priorités d’intervention et aux besoins financiers de la copropriété.

Du carnet d’entretien à une gestion immobilière plus proactive

La conformité à la Loi 16 constitue une étape importante, mais elle ne devrait pas représenter l’objectif final.

Pour être pleinement utile, le carnet d’entretien doit s’intégrer aux pratiques quotidiennes de gestion du bâtiment.

La centralisation des documents, le suivi des interventions, la planification des échéances et la conservation de l’historique des travaux peuvent notamment être facilités par des outils numériques adaptés.

Une telle approche permet de passer d’une gestion principalement réactive à une gestion préventive, structurée et documentée.

Le carnet d’entretien devient alors bien plus qu’une exigence réglementaire : il contribue à la prise de décision et à la pérennité de l’immeuble.

Carnet d’entretien de copropriété à Montréal, Laval et partout au Québec

Pour les syndicats de copropriété, la préparation d’un carnet d’entretien conforme représente une étape importante dans l’amélioration de la gestion immobilière.

Planibatimat accompagne les syndicats de copropriété et les gestionnaires immobiliers dans leurs démarches liées à l’entretien, à l’évaluation et à la planification des besoins de leurs bâtiments.

Grâce à une approche axée sur la connaissance du bâtiment et l’anticipation des interventions, Planibatimat contribue à une gestion plus structurée et durable du patrimoine immobilier.

Que votre copropriété soit située à Montréal, Laval ou ailleurs au Québec, notre équipe peut vous accompagner dans l’évaluation de vos besoins.

Votre copropriété dispose-t-elle d’un carnet d’entretien conforme à la Loi 16?

N’attendez pas l’approche des échéances réglementaires pour planifier vos démarches.